Lean Administration – Der Schlankmacher für Unternehmen

Prozesse verschlanken ohne Jo-Jo Effekt

Weihnachtsspeck setzt an ohne dass man es großartig merkt. Schnell sind gute Vorsätze für das Neue Jahr verfasst und voller Elan startet man eine vielversprechende Diät. Leider lässt der Elan nach einiger Zeit nach und man verfällt wieder in alte Gewohnheiten.

Genauso ist es mit ineffizienten Prozessen und Verschwendung bei Unternehmen. Überflüssige Kilos die Unternehmen in 2014 abtrainieren sollten.

Lean Administration heißt ein Konzept mit dem die indirekten Bereiche eines Unternehmens nachhaltig auf „schlank“ getrimmt werden können. Dabei werden Verschwendungen wie unproduktive Sitzungen, Korrekturarbeiten, überflüssige Dokumentationen, unnötige Schnittstellen oder langwierige Freigabeverfahren ausfindig gemacht und reduziert. Ergebnis sind kürzere Durchlaufzeiten, eine verbesserte Prozessqualität, niedrigere Kosten und eine höhere Kundenzufriedenheit.

Verschwendung in admininistrativen Tätigkeiten oft intransparent

Sebastian Eisold, Geschäftsführer von Eisold Consulting und Experte auf dem Gebiet Operational Excellence und Lean Management, beschreibt den Notwendigkeit der schlanken Administration wie folgt: „Die indirekten Bereiche eines Unternehmens waren in der Vergangenheit nur selten Gegenstand von Optimierungen. Während Tätigkeiten in der Produktion sehr gut messbar und beobachtbar sind, entziehen sich administrative Tätigkeiten oftmals dieser Transparenz. Dies kann jedoch mit einer geeigneten Methodik von Lean Administration wie z.B. Auftrags- und Tätigkeitsstrukturanalyse sichtbar gemacht werden.

Betrachtet man den hohen Kostenanteil der indirekten Tätigkeiten an den Gesamtkosten eines Unternehmens, wird das Potential für eine Optimierung der Servicebereiche sichtbar. Dies betrifft Produktionsunternehmen ebenso wie Dienstleistungsunternehmen oder öffentliche Verwaltungen.

Lean Administration zielt auf die Steigerung von Effektivität und Effizienz der administrativen Tätigkeiten ab. Dabei werden typische Verschwendungen wie z.B. Überspezifikation, Doppelarbeit, Wartezeiten durch fehlende Synchronisation, Suchen nach Informationen, unnötige Rekursionsschleifen, Datenbestände, Schnittstellen und Transport reduziert.“

Der Selbssttest

Kritische Fragen helfen um zu verstehen ob eine „Verschlankung“ fürs Unternehmen notwendig ist:

– Arbeiten Ihre Mitarbeiter Abteilungs- oder Prozessorientiert?

– Gibt es ein gelebtes internes Kunden-Lieferanten Verständnis?

– Werden Durchlaufzeiten gemessen und kontinuierlich verbessert?

– Gibt es zu viele Schnittstellen?

– Klagen Ihre Mitarbeiter über zu viel Bürokratie?

– Sind Prozessstandards definiert und werden Sie eingehalten?

– Kennen Sie die tatsächlich benötigten Kapazitäten für die Kernprozesse?

– Sind Ihre Kosten im administrativen Bereich zu hoch?

Keine Radikalkur, sondern professionelle Unterstützung

Trotz erkanntem Bedarf und der Gewissheit etwas unternehmen zu müssen, empfiehlt sich keine hektische Radikalkur. Wissen und Erfahrung sind der Schlüssel für nachhaltige Verbesserungen. Dabei können externe Berater und Spezialisten wertvolle Partner sein. Ähnlich wie ein Ernährungscoach helfen Sie dabei, gezielt an den Problemstellen anzusetzen und überflüssige Pfunde los zu werden.

Als Expertenberatung für das Thema Lean Management unterstützt Eisold Consulting Unternehmen bei der nachhaltigen Verschlankung von Prozessen. „Wir kommen dem Wunsch vieler Kunden nach, welche auf der Suche nach Beratern mit Praxiserfahrung, Fachwissen und der richtigen sozialen Kompetenz sind“ so der Geschäftsführer von Eisold-Consulting.

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